Receptionist / Resepşen

Receptionist
Reporting to:

• Head of Administration Department

Company:
Business Division:

• Administration

Work location:

• Baku

Department:

• Administrative Services

Manage Others:

• No

Country:

• Azerbaijan

Business Need / Purpose of Role:

• The Receptionist is responsible for managing the Company’s front desk operations, providing administrative support, and ensuring efficient communication and coordination between departments. The role serves as the first point of contact for visitors and supports daily administrative activities, including document handling, scheduling, and coordination of communication for management.

Vəzifə öhdəlikləri

Including but not limited to:

• Receive, register, and forward incoming documents and correspondence to the relevant departments or the General Manager for review and signature.
• Compile and deliver documents requiring the General Manager’s signature once per day.
• Maintain proper classification, filing, and registration of incoming and outgoing documents.
• Receive visitors, answer phone calls, and ensure professional and courteous communication with internal and external stakeholders.
• Coordinate the flow of information between management and other departments as directed.
• Schedule and organize management meetings, prepare agendas, and inform relevant staff of meeting times.
• Provide administrative assistance such as preparing correspondence, printing, copying, and document formatting.
• Support the preparation of materials and information for meetings or presentations when requested by management.
• Maintain the reception area in a clean, organized, and professional manner.
• To perform other duties assigned by Management.

Job Knowledge/ Education/ Qualifications & Skills
Education and/or Experience:

• Bachelor’s degree or vocational education in Administration, Management, or a related field.
• Minimum 1–3 years of experience in an administrative or receptionist role within a corporate environment.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Proficiency in MS Office applications (Word, Excel, Outlook).
• Strong organizational and multitasking abilities with attention to detail.
• Fluency in Azerbaijani and good command of English (Russian is an advantage).
• Professional appearance, punctuality, and customer service orientation.

Language Skills:

• Fluent in Azerbaijani, English and/or Russian is a plus.

Other Skills and Abilities:

• Communication and professionalism
• Organizational and coordination skills
• Time management and reliability
• Attention to detail and accuracy
• Confidentiality and integrity

Resepşn
Hesabat verir: İnzibati işlər şöbəsinin müdiri
Şirkət: “Azerbaijan Metal Company” MMC
Struktur bölmə: İnzibati
İş yeri: Bakı
Şöbə: İnzibati işlər
Digər əməkdaşları idarə edir: Xeyr
Ölkə: Azərbaycan

• Resepşn işçisi Şirkətin qəbul sahəsinin fəaliyyətinin idarə olunmasına, inzibati dəstəyin göstərilməsinə, eləcə də şöbələr arasında səmərəli əlaqə və koordinasiyanın təmin edilməsinə cavabdehdir. Bu vəzifə ziyarətçilər üçün ilk əlaqə nöqtəsi olmaqla yanaşı, sənədlərin idarə olunması, görüşlərin planlaşdırılması və rəhbərlik üçün kommunikasiya proseslərinin əlaqələndirilməsi daxil olmaqla gündəlik inzibati fəaliyyətlərə dəstək göstərir.

Əsas vəzifə və məsuliyyətlər
Daxil olmaqla, lakin bunlarla məhdudlaşmamaqla:

• Daxil olan sənədlərin və yazışmaların qəbul edilməsi, qeydiyyata alınması və baxılması və imzalanması üçün aidiyyəti struktur bölmələrinə və ya Baş direktora təqdimedilməsi;
• Baş direktorun imzasını tələb edən sənədlərin gündə bir dəfə toplanması və təqdim edilməsi;
• Daxil olan və göndərilən sənədlərin düzgün təsnifatı, uçotu, qeydiyyatı və arxivləşdirilməsinin təmin edilməsi;
• Ziyarətçilərin qarşılanması, telefon zənglərinin cavablandırılması və daxili və xarici maraqlı tərəflərlə peşəkar və nəzakətli ünsiyyətin təmin edilməsi;
• Rəhbərliyin göstərişlərinə uyğun olaraq rəhbərlik və digər struktur bölmələri arasında informasiya mübadiləsinin əlaqələndirilməsi;
• Rəhbərlik görüşlərinin planlaşdırılması və təşkili, gündəliklərin hazırlanması və aidiyyəti əməkdaşların görüş vaxtları barədə məlumatlandırılması;
• Yazışmaların hazırlanması, çap, surətçıxarma və sənədlərin formatlaşdırılması kimi inzibati dəstəyin göstərilməsi;
• Rəhbərliyin tələbi əsasında iclaslar və ya təqdimatlar üçün materialların və məlumatların hazırlanmasına dəstək göstərilməsi.
• Resepşn sahəsinin təmiz, səliqəli və peşəkar vəziyyətdə saxlanılmasının təmin edilməsi;
• Rəhbərlik tərəfindən verilən digər tapşırıqları icra etmək.

Vəzifə üzrə biliklər / Təhsil / Tələblər və bacarıqlar
Təhsil və/və ya iş təcrübəsi:

• İnzibatçılıq, idarəetmə və ya əlaqəli sahə üzrə bakalavr dərəcəsi və ya peşə təhsili.
• Korporativ mühitdə inzibati və ya resepşn vəzifəsində minimum 1–3 il iş təcrübəsi.
• Əla ünsiyyət və şəxsiyyətlərarası münasibət bacarıqları.
• MS Office proqramlarında (Word, Excel, Outlook) sərbəst işləmək bacarığı.
• Detallara diqqət yetirməklə güclü təşkilatçılıq və eyni vaxtda bir neçə işi idarəetmə bacarığı.
• Azərbaycan dilində sərbəst, ingilis dilində yaxşı səviyyədə bilik (rus dili üstünlük hesab olunur).
• Peşəkar görünüş, punktuallıq və müştəriyönümlü yanaşma.

Dil bilikləri:

• Azərbaycan dilində sərbəst bilik, ingilis və/və ya rus dillərini bilmək üstünlük hesab olunur.

Digər bacarıq və səriştələr:

• Ünsiyyət və peşəkarlıq
• Təşkilatçılıq və koordinasiya bacarıqları
• Vaxtın idarə olunması və etibarlılıq
• Detallara diqqət və dəqiqlik
• Məxfiliyin qorunması və dürüstlük