Şəxsi köməkçi

Vəzifə haqqında

Mochiki MMC ofisin gündəlik fəaliyyətini təşkil edəcək, rəhbərin şəxsi asistenti (PA) kimi onun gündəliyini, yazışmalarını və tapşırıqlarını idarə edəcək, daxili hesabatlılıq intizamını izləyəcək Personal Assistant axtarır.

Əsas vəzifə öhdəlikləri

• Rəhbərin təqvim və görüşlərinin planlaşdırılması, izlənməsi, xatırlatmaların verilməsi.

• Rəhbər adından işgüzar yazışmaların aparılması; zəng və müraciətlərin qarşılanması, süzgəcdən keçirilməsi və yönləndirilməsi.

• Rəhbərin iştirak etdiyi görüşlərdə müşayiət, qeydlərin aparılması və razılaşdırılmış addımların icrasının izlənməsi.

• Rəhbərin digər tapşırıqlarının operativ icrası (sifarişlər, təşkilati məsələlər və s.).

• Qonaqların və tərəfdaşların qarşılanması, görüşlərin təşkili.

• Rəhbərin xarici tərəflərlə (tərəfdaşlar, qurumlar) kommunikasiyasının koordinasiyası.

• İclasların təşkili: gündəliyin hazırlanması, protokolların yazılması, qəbul edilmiş qərar və tapşırıqların icrasının izlənməsi (follow-up).

• Sənəd dövriyyəsinin aparılması: daxil olan və çıxan sənədlərin qeydiyyatı, skan və arxivləşdirmə, imza prosesinin koordinasiyası.

• Təqdimatların (PowerPoint) və cədvəl-hesabatların (Excel) hazırlanması; məlumatların sistemlərə işlənməsi.

• Layihələrə inzibati dəstək: checklist-lərin və son tarixlərin izlənməsi, tapşırıq idarəetmə sistemində statusların aktual saxlanmasına nəzarət, gecikmələr barədə rəhbərə məlumat verilməsi.

• Dövri hesabatlılıq intizamına nəzarət: hesabatların vaxtında təqdim olunmasının izlənməsi və xülasə statusun verilməsi.

• Yeni əməkdaşların onboarding prosesinin təşkili və icrasının izlənməsi; işə qəbul sənədləşməsinə və kadr sənədlərinin qaydasında saxlanmasına dəstək.

• Konfidensial məlumatlarla işdə tam məxfiliyin qorunması, o cümlədən rəhbərin şəxsi və işgüzar məlumatlarının məxfiliyi.

• Tutduğu vəzifənin funksiyasına uyğun olaraq rəhbərlik tərəfindən verilən digər tapşırıqların icrası.

Tələblər

• Ali təhsil.

• Oxşar vəzifədə (personal assistant, inzibati işlər) iş təcrübəsi arzuolunandır

• MS Office: Excel, PowerPoint, Word — sərbəst səviyyə.

• Süni intellekt alətləri ilə tanışlıq və yüksək səviyyədə işləmə bacarığı

• Yüksək təşkilatçılıq, prioritetləşdirmə və eyni anda bir neçə prosesi idarəetmə bacarığı.

• Diskretlik, etibarlılıq və yüksək məsuliyyət.

• Yüksək işgüzar etiket, ünsiyyət və təqdimat mədəniyyəti.

• Operativlik və çeviklik.

• Azərbaycan dili — əla səviyyədə; ingilis və/və ya rus dili üstünlükdür.

• Trello və oxşar tapşırıq idarəetmə alətləri ilə iş təcrübəsi üstünlükdür.

Təklif edirik

• Rəqabətli əmək haqqı və rəsmi əmək müqaviləsi.

• Sabit, tam ştat iş (Bakı).

• Peşəkar iş mühiti və inkişaf imkanları.

Müraciət qaydası