Специалист по управлению документацией (Document Controller)

GeoProbe MMC geotexniki tədqiqat, mühəndis-geoloji araşdırmalar, geodeziya və laborator xidmətləri sahəsində fəaliyyət göstərən mühəndislik şirkətidir.

Şirkətin layihələri və ümumi fəaliyyətləri çərçivəsində sənədlərin düzgün, sistemli və vaxtında idarə olunmasını, sənəd dövriyyəsinin koordinasiyasını və sənədlərin qeydiyyatı, arxivləşdirilməsi və nəzarətdə saxlanılmasını təmin etmək məqsədilə Document Controller / Sənədlərin İdarə Edilməsi üzrə Mütəxəssis axtarırıq.

Namizədə dair tələblər

• Sənədlərin idarə edilməsi, biznesin idarə edilməsi, iqtisadiyyat, idarəetmə və ya əlaqəli sahə üzrə ali təhsil;
• Document Control, sənəd dövriyyəsi, inzibati işlər və ya əlaqəli sahədə minimum 2 il iş təcrübəsi;
• Layihə və korporativ sənədlərin qeydiyyatı, təsnifləşdirilməsi, arxivləşdirilməsi və idarə olunması üzrə praktiki təcrübə;
• Sənədlərin versiyalarının, reviziyalarının və statuslarının izlənilməsi üzrə bilik və bacarıqlar;
• Sənədlərin qəbul edilməsi, yoxlanılması, aidiyyəti şəxslərə yönləndirilməsi və vaxtında təqdim edilməsinə nəzarət etmək bacarığı;
• Rəsmi məktublar, hesabatlar, müqavilələr, texniki sənədlər və digər korporativ sənədlərlə işləmək bacarığı;
• Elektron və fiziki sənəd arxivinin düzgün təşkil edilməsi və idarə olunması bacarığı;
• MS Office, xüsusilə MS Excel və MS Word proqramlarını yaxşı səviyyədə bilmək;
• Elektron sənəd idarəetmə sistemləri və bulud əsaslı platformalarla işləmə təcrübəsi arzuolunandır;
• Azərbaycan və ingilis dillərində yüksək səviyyədə yazılı və şifahi ünsiyyət bacarığı; rəsmi yazışmaların, hesabatların və digər sənədlərin hər iki dildə hazırlanması və idarə olunması bacarığı;
• Rus dili biliyi arzuolunandır;
• Yüksək diqqət və dəqiqlik, təşkilatçılıq, məsuliyyətlilik və vaxtın düzgün idarə edilməsi;
• Analitik düşüncə, komandada işləmək və çoxsaylı sənədlərlə paralel işləmək bacarığı;
• Mühəndislik, tikinti və ya layihə mühitində Document Control təcrübəsi üstünlük hesab olunur.

Vəzifə öhdəlikləri

• Şirkət və layihələr üzrə sənədlərin qəbulunu, qeydiyyatını, təsnifatını, paylanmasını və arxivləşdirilməsini təmin etmək;
• Sənədlərin müəyyən edilmiş format, struktur və daxili prosedurlara uyğun hazırlanmasına və təqdim edilməsinə nəzarət etmək;
• Sənədlərin revision/version control prosesini həyata keçirmək və dəyişikliklərin düzgün izlənilməsini təmin etmək;
• Daxil olan və göndərilən sənədlərin qeydiyyatını aparmaq və sənəd dövriyyəsinə nəzarət etmək;
• Layihə sənədlərinin aidiyyəti əməkdaşlara və tərəfdaşlara vaxtında çatdırılmasını təmin etmək;
• Texniki sənədlər, hesabatlar, çertyojlar, layihə sənədləri, müqavilələr, məktublar və digər sənədlərin sistemli şəkildə idarə olunmasını təmin etmək;
• Sənədlərin elektron və fiziki arxivini yaratmaq, mütəmadi olaraq yeniləmək və arxiv sisteminin düzgün işləməsinə nəzarət etmək;
• Sənədlərin məxfilik, giriş icazələri və məlumat təhlükəsizliyi tələblərinə uyğun idarə olunmasını təmin etmək;
• Layihə rəhbərləri, mühəndislər, inzibati və digər struktur bölmələrlə sənədlərin koordinasiyasını həyata keçirmək;
• Müştərilər, podratçılar, subpodratçılar və digər tərəfdaşlardan daxil olan sənədlərin qeydiyyatını və aidiyyəti şəxslərə yönləndirilməsini təmin etmək;
• Sənədlərin statusunu, son təqdimetmə tarixlərini və açıq məsələləri izləmək, gecikmələr barədə aidiyyəti şəxsləri məlumatlandırmaq;
• Sənəd dövriyyəsi üzrə müvafiq reyestrləri, izləmə cədvəllərini və hesabatları hazırlamaq;
• Rəhbərliyin və layihə rəhbərlərinin tələbinə uyğun olaraq aylıq, rüblük və illik hesabatlar hazırlamaq və təqdim etmək;
• Şirkətdə tətbiq olunan ISO 9001, ISO 14001 və ISO 45001 standartlarının tələblərinə riayət etmək;
• Sənədləşdirilmiş məlumatların idarə olunması, uyğunsuzluqların aradan qaldırılması və sənəd idarəetmə proseslərinin davamlı təkmilləşdirilməsində iştirak etmək;
• Sənəd idarəetmə prosedurlarının və daxili qaydaların təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflər vermək.

Əmək haqqı və şərtlər

• Əmək haqqı: Müsahibə əsasında müəyyən olunur;
• Rəsmi əmək müqaviləsi və əmək qanunvericiliyinə uyğun sənədləşmə;
• Peşəkar inkişaf və karyera imkanları;
• Müasir və peşəkar iş mühiti.

Tələblərə uyğun namizədlərdən CV-lərini elektron poçtun mövzu hissəsində “Document Controller” qeyd etməklə Müraciət et düyməsində qeyd olunan elektron poçt ünvanına göndərmələri xahiş olunur.

Qeyd: Yalnız tələblərə cavab verən namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.