Специалист по документообороту

Aktların dövriyyəsinə nəzarət

Görülən işlər (texniki xidmət, təmir, montaj) üzrə aktların vaxtında hazırlanmasını təmin etmək və müştərilərə göndərilməsini izləmək.
Müştərilər tərəfindən imzalanmış aktların toplanması, qeydiyyatı və uçotunun aparılması.
İmzalanmamış və ya geri qaytarılmamış aktların izlənməsi, müvafiq şöbələr və müştərilərlə əlaqələndirilməsi.
Aktların elektron və fiziki arxivləşdirilməsi, tələb olunduqda operativ təqdim edilməsi.

İnvoysların vaxtında müştəriyə təqdim olunması

Görülən işlər əsasında invoysların hazırlanması üçün maliyyə/mühasibatlıq şöbəsi ilə koordinasiya.
İnvoysların müştərilərə vaxtında təqdim edilməsi və çatdırılmanın qeydiyyata alınması.
İnvoys reyestrinin aparılması, ödəniş müddətlərinin izlənməsi və gecikmələr barədə aidiyyatı şöbələrin məlumatlandırılması.
Müştəri sorğularına invoys və hesablaşma sənədləri ilə bağlı operativ cavab verilməsi.

Lift pasportlarının sistemə daxil edilməsi

Yeni quraşdırılan və xidmət göstərilən lift/eskalatorların pasport məlumatlarının sistemə daxil edilməsi və aktual saxlanması.
Texniki sənədlərin (sertifikatlar, zəmanət və uyğunluq sənədləri) sistemdə düzgün qeydiyyatı.
Pasport və avadanlıq məlumatlarının doğruluğunun yoxlanması, uyğunsuzluqların texniki komanda ilə həlli.

Ümumi sənəd və hesabat işləri

Servis müqavilələrinin qeydiyyatı, müddətlərinin izlənməsi və yenilənmə barədə xəbərdarlıq.
Həftəlik/aylıq sənəd dövriyyəsi, invoys hazırlanması.
Sənəd nümunələrinin (şablonların) standartlaşdırılması və vahid arxiv sisteminin qorunması.
Servis komandası, maliyyə və satış şöbələri ilə sənəd axını üzrə koordinasiya.
Tələblər

Təhsil və təcrübə

Ali təhsil (iqtisadiyyat, biznesin idarə edilməsi, sənəd idarəçiliyi və ya əlaqəli sahə üzrə üstünlükdür).
Sənəd dövriyyəsi, inzibati və ya servis/əməliyyat sahəsində minimum 1–2 il iş təcrübəsi.

Bilik və bacarıqlar

MS Office (xüsusilə Excel və Word) proqramlarında yüksək səviyyədə bilik.
ERP və ya sənəd idarəetmə sistemləri ilə işləmə bacarığı.
Azərbaycan dili — səlis; rus və/və ya ingilis dili biliyi üstünlükdür.
Sənədlərlə dəqiq, sistemli və vaxtında işləmə vərdişi.

Şəxsi keyfiyyətlər

Yüksək diqqətlilik, dəqiqlik və detallara həssaslıq.
Məsuliyyət, təşkilatçılıq və vaxtın idarə edilməsi bacarığı.
Komanda ilə səmərəli ünsiyyət və koordinasiya qabiliyyəti.
Konfidensiallığa riayət və nizam-intizam.