Специалист по документообороту

Servis departamentinin sənəd dövriyyəsinin (aktlar, invoyslar, texniki sənədlər və lift pasportları) düzgün, vaxtında və nizamlı şəkildə idarə olunmasını təmin etmək; müştəri və daxili şöbələr arasında sənəd axınına nəzarət etməklə xidmət proseslərinin şəffaflığını və izlənilə bilənliyini artırmaq.

Aktların dövriyyəsinə nəzarət

• Görülən işlər (texniki xidmət, təmir, montaj) üzrə aktların vaxtında hazırlanmasını təmin etmək və müştərilərə göndərilməsini izləmək.
• Müştərilər tərəfindən imzalanmış aktların toplanması, qeydiyyatı və uçotunun aparılması.
• İmzalanmamış və ya geri qaytarılmamış aktların izlənməsi, müvafiq şöbələr və müştərilərlə əlaqələndirilməsi.
• Aktların elektron və fiziki arxivləşdirilməsi, tələb olunduqda operativ təqdim edilməsi.

İnvoysların vaxtında müştəriyə təqdim olunması

• Görülən işlər əsasında invoysların hazırlanması üçün maliyyə/mühasibatlıq şöbəsi ilə koordinasiya.
• İnvoysların müştərilərə vaxtında təqdim edilməsi və çatdırılmanın qeydiyyata alınması.
• İnvoys reyestrinin aparılması, ödəniş müddətlərinin izlənməsi və gecikmələr barədə aidiyyatı şöbələrin məlumatlandırılması.
• Müştəri sorğularına invoys və hesablaşma sənədləri ilə bağlı operativ cavab verilməsi.

Lift pasportlarının sistemə daxil edilməsi

• Yeni quraşdırılan və xidmət göstərilən lift/eskalatorların pasport məlumatlarının sistemə daxil edilməsi və aktual saxlanması.
• Texniki sənədlərin (sertifikatlar, zəmanət və uyğunluq sənədləri) sistemdə düzgün qeydiyyatı.
• Pasport və avadanlıq məlumatlarının doğruluğunun yoxlanması, uyğunsuzluqların texniki komanda ilə həlli.

Ümumi sənəd və hesabat işləri

• Servis müqavilələrinin qeydiyyatı, müddətlərinin izlənməsi və yenilənmə barədə xəbərdarlıq.
• Həftəlik/aylıq sənəd dövriyyəsi, invoys hazırlanması.
• Sənəd nümunələrinin (şablonların) standartlaşdırılması və vahid arxiv sisteminin qorunması.
• Servis komandası, maliyyə və satış şöbələri ilə sənəd axını üzrə koordinasiya.

Tələblər

Təhsil və təcrübə

• Ali təhsil (texniki, iqtisadiyyat, biznesin idarə edilməsi, sənəd idarəçiliyi və ya əlaqəli sahə üzrə üstünlükdür).
• Sənəd dövriyyəsi, inzibati və ya servis/əməliyyat sahəsində minimum 1–2 il iş təcrübəsi.

Bilik və bacarıqlar

• MS Office (xüsusilə Excel və Word) proqramlarında yüksək səviyyədə bilik.
• ERP və ya sənəd idarəetmə sistemləri ilə işləmə bacarığı.
• Azərbaycan dili — səlis; rus və/və ya ingilis dili biliyi üstünlükdür.
• Sənədlərlə dəqiq, sistemli və vaxtında işləmə vərdişi.

Şəxsi keyfiyyətlər

• Yüksək diqqətlilik, dəqiqlik və detallara həssaslıq.
• Məsuliyyət, təşkilatçılıq və vaxtın idarə edilməsi bacarığı.
• Komanda ilə səmərəli ünsiyyət və koordinasiya qabiliyyəti.
• Konfidensiallığa riayət və nizam-intizam.