Менеджер по офису и операциям

Vəzifə öhdəlikləri

1. Müştərilərlə iş

• Daxil olan telefon zənglərini və müştəri müraciətlərini izləmək.
• Müştərilərlə mütəmadi əlaqə saxlamaq.
• Qiymət təkliflərinin hazırlanması və müştərilərə göndərilməsinə nəzarət etmək.
• Müştərilərin sifarişləri ilə bağlı suallarını cavablandırmaq və aidiyyəti əməkdaşlara yönləndirmək.
• Yeni və mövcud müştərilərlə əlaqələrin sistemli aparılmasını təmin etmək.
• Müştəri bazasını yeniləmək və əlaqələrin davamlılığını qorumaq.

2. Sifarişlərin və iş proseslərinin idarə edilməsi

• Qəbul edilmiş sifarişləri qeydiyyata almaq və icra müddətlərini izləmək.
• Sifarişləri satış, istehsalat və çatdırılma üzrə məsul şəxslərlə koordinasiya etmək.
• Gecikən sifarişləri və həllini gözləyən məsələləri müəyyən etmək.
• Müştərilərə sifarişlərin hazır olma müddəti barədə vaxtında məlumat verilməsini təmin etmək.
• Hər bir tapşırığın sonadək yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək.

3. Əməkdaşların işinə nəzarət və koordinasiya

• İşçilərə verilmiş tapşırıqların icra vəziyyətini izləmək.
• Görülməli işləri və son icra tarixlərini qeydiyyata almaq.
• İşçilər arasında məlumat mübadiləsini və əlaqələndirməni təmin etmək.
• İcra olunmayan və ya gecikən tapşırıqlar barədə rəhbərliyə məlumat vermək.
• Rəhbərin tapşırıqlarını aidiyyəti şəxslərə çatdırmaq və nəticəsini izləmək.

4. Rəhbərliyə dəstək və hesabat

• Gündəlik işlərin planlaşdırılmasına kömək etmək.
• Rəhbərin tapşırıqlarını sistemləşdirmək və icrasını izləmək.
• Gündəlik və həftəlik hesabatlar hazırlamaq.
• Satış, sifarişlər, müştəri müraciətləri və gecikmələr barədə rəhbərliyə məlumat vermək.
• İş proseslərinin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər irəli sürmək.

5. Ofis işlərinin təşkili

• Müştəri məlumatlarının və sənədlərin sistemli saxlanılmasını təmin etmək.
• Görüşləri, zəngləri və vacib işləri planlaşdırmaq.
• Müştərilərin bayram və əlamətdar günlərdə təbrik edilməsini təşkil etmək.
• Ofisdə gündəlik işlərin nizamlı aparılmasına kömək etmək.

Tələblər

• Güclü təşkilatçılıq və idarəetmə bacarığı.
• Müştərilərlə peşəkar ünsiyyət qurmaq qabiliyyəti.
• Məsuliyyətli, diqqətli, təşəbbüskar və intizamlı olmaq.
• Tapşırıqları unutmadan izləmək və nəticəyə çatdırmaq bacarığı.
• Kompüter, Excel, elektron poçt və ofis proqramlarından istifadə bacarığı.
• Eyni vaxtda bir neçə işi planlaşdırmaq və prioritetləri müəyyən etmək bacarığı.
• Satış, ofis idarəçiliyi, müştəri xidmətləri və ya əməliyyatların koordinasiyası sahəsində təcrübə üstünlükdür.

Şəxsi keyfiyyətlər

• Problemləri özü müəyyən edib həll yolu axtarmaq.
• Daim rəhbərin göstərişini gözləmədən təşəbbüs göstərmək.
• Verilən tapşırıqların nəticəsinə görə məsuliyyət daşımaq.
• Məlumatları düzgün çatdırmaq və hesabat vermək.
• Məxfi biznes məlumatlarını qorumaq.