Офис-менеджер

Əsas vəzifə öhdəlikləri

1. Ofis idarəçiliyi və inzibati fəaliyyət

• Ofisin gündəlik fəaliyyətinin təşkili və nəzarətdə saxlanılması;

• Ofisin daxili nizam-intizam və iş qaydalarına riayət olunmasının izlənilməsi;

• Ofis ləvazimatları və digər inzibati ehtiyacların idarə olunması;

• Müəllimlər, tələbələr və əməkdaşlar arasında gündəlik koordinasiyanın təmin edilməsi;

• Davamiyyət və iş qrafiklərinin izlənilməsi;

• Daxil olan zənglərin, elektron məktubların və müraciətlərin idarə olunması;

• Sənədləşmə, məlumatların sistemləşdirilməsi və arxivləşdirilməsi.

2. Rəhbərliyə administrativ dəstək

• Rəhbərliyin gündəlik iş qrafikinin və görüşlərinin planlaşdırılması;

• İclasların, görüşlərin və işgüzar tədbirlərin təşkili;

• Rəhbərlik tərəfindən verilən tapşırıqların qeydiyyata alınması və icrasının izlənilməsi;

• Müxtəlif şöbələr və əməkdaşlar arasında tapşırıqların koordinasiyası;

• Hesabatların, təqdimatların və işgüzar yazışmaların hazırlanmasına dəstək;

• Rəhbərliyin gündəlik iş proseslərinin daha səmərəli təşkilinə kömək etmək;

• Məxfi məlumatların qorunmasını təmin etmək.

3. Hesabatlılıq və proseslərin izlənilməsi

• Gündəlik və həftəlik inzibati hesabatların hazırlanması;

• Açıq qalan tapşırıqların və görüləcək işlərin izlənilməsi;

• Mövcud inzibati proseslərdə problemlərin müəyyən edilməsi və təkmilləşdirmə təkliflərinin verilməsi;

• Rəhbərliyə müvafiq məlumatların vaxtında təqdim edilməsi.

Namizədə tələblər

• Ali təhsil;

• Office Manager, Personal Assistant vəzifələrində minimum 1–2 il iş təcrübəsi;

• Azərbaycan dilində yüksək səviyyədə yazılı və şifahi ünsiyyət bacarığı;

• İngilis dili biliyi arzuolunandır;

• MS Office proqramları, xüsusilə Excel, Word və PowerPoint üzrə biliklər;

• Güclü təşkilatçılıq və planlaşdırma bacarıqları;

• Effektiv kommunikasiya və problem həll etmə bacarığı;

• Eyni zamanda bir neçə tapşırığı idarə etmək və prioritetləşdirmək bacarığı;

• Məsuliyyətli, təşəbbüskar, diqqətli və detallara həssas olmaq;

• Məxfi məlumatlarla işləmək və peşəkar etik qaydalara riayət etmək.

Biz nə təklif edirik?

• Peşəkar və inkişafyönümlü iş mühiti;

• Rəhbərliklə birbaşa işləmək və idarəetmə proseslərində iştirak etmək imkanı;

• Peşəkar inkişaf və karyera yüksəlişi perspektivi;

• Rəsmi əmək müqaviləsi;

• Əməkhaqqı namizədin bilik və təcrübəsinə əsasən müsahibə zamanı müəyyən edilir